Møtearrangementet
Forberedelser
Det er viktig med gode forberedelser, så det første møtet er vellykket. Da kan det gi mersmak både for deltakere med utviklingshemning og støttepersoner.
Innholdet i og settingen for møtet bør være motiverende for deltakere med utviklingshemning. Eventuelt kan quiz og/eller premiering benyttes for noen møter.
En attraktiv start på en serie med slike møter er spesielt viktig. Da kan evt. kjedeligere eller vanskeligere temaer tas opp etter hvert.
Samarbeid under forberedelser er viktig. Man kan diskutere temaer for digitale møter og hvordan de bør legges opp møtene, og diskutere personvern. Møteledelse kan eventuelt gå på omgang. Det er også bra for støttepersoner å vite hvem de andre støttepersonene under møtet/møtene er.
Støttepersoner bør være bevisste på å følge personvern og etiske retningslinjer.
Det kan være gunstig om alle med utviklingshemning har en støtteperson som vedkommende kjenner godt, til stede under videomøtet. Dette kan være avhengig av funksjonsnivå. Møteleder og støttepersoner bør være forberedt på uventede utsagn og handlinger under møtet, selv om det slett ikke alltid skjer. Særlig ved vanskelige temaer kan det være bra for personen med utviklingshemning å ha med en støtteperson.
Noen med utviklingshemning snakker utydelig. En støtteperson som er med, bør kjenne vedkommende godt og forstå hva han eller hun sier. Da kan støttepersonen ved behov gjenta det som ble sagt.
Personene med utviklingshemning må få vite:
- hva møtet dreier seg om
- hva hensikten med møtet er
- hvem de andre deltakerne er
- dato og klokkeslett for møtet
Kanskje er et skriftlig samtykke (pdf-fil) fra vedkommende og evt. pårørende eller verge på sin plass. Hvis noen ikke har lyst til å være med, må det respekteres.
Det er fint om pårørende vet om det digitale møtet på forhånd.
Det bør sikres at ikke andre personer enn de som er med på møtet, plutselig kan være innen kameraets rekkevidde under møtet.
Antall deltakere må vurderes. Kanskje er det lurt at det ikke er så mange.
Plakaten med de 7 møtereglene (pdf-fil) kan skrives ut og eventuelt lamineres, så deltakerne har dem ved oppstart av møtet. Eventuelle snakkeplakater må skrives ut og kanskje lamineres.
Test hver gang at videomøteapplikasjonen fungerer greit før du inviterer med deltakere og slår på videomøtet begynner med selve nettmøtet.
Under møtet
Møtelederen:
- ønsker velkommen og starter møtet
- forklarer hva møtet skal dreie seg om, hva hensikten med møtet er, hvem som er med og hvor lenge det skal vare. Kanskje tar man en presentasjonsrunde.
- forklarer regler for nettmøtet på starten av møtet. Da kan bl.a. plakaten med de 7 reglene for mennesker med utviklingshemmede brukes.
- styrer møtet
- I tillegg bør personvern omtales.
Når noen vil si noe kan de:
- rekke opp hånden fysisk med en hånd eller pekefinger i hodehøyde
- bruke håndsopprekningsfunksjonen i videomøteappen, hvis det fins
- bruke en snakkeplakat for å formidle noe
Møtelederen må passe på at bare én deltaker snakker om gangen og i riktig rekkefølge etter at tegn er gitt for å ville snakke. Det er viktig at alle møtedeltakere blir sett og hørt, dvs. får mulighet til å bidra på møtet. Kanskje noen vil ha nytte av å bruke en snakkeplakat for f.eks. å komme til orde.
Møtelederen må prøve å få deltakerne til å snakke passe høyt, dvs. så alle hører det som blir sagt, men heller ikke for høyt eller for nær en mikrofon. Hvis det er vanskeligå få noen til å snakke høyt nok, kan møteleder gjenta det som blir sagt med lav stemme.
Noen snakker litt utydelig. Hvis møteleder likevel skjønner hva som ble sagt, bør han eller hun gjenta det. Hvis møteleder ikke forstår hva som ble sagt, bør det oppklares, evt. via den aktuelle deltakerens støtteperson
Det kan hende ikke alle ønsker å si så mye. Det må respekteres.
Møtelederen må stoppe en deltaker som eventuelt er i ferd med å utlevere seg for mye. En støtteperson som sitter samme sted som den som er i ferd med å utlevere seg for mye, kan eventuelt midlertidig slå av mikrofonen.
Etter møtet
Kanskje trenger personen med utviklingshemning å snakke videre om temaet med støttepersonen etterpå. Det kan være spesielt viktig hvis møtet har omhandlet et vanskelig tema.
For noen kan det være viktig at pårørende får beskjed om hvordan møtet gikk, spesielt hvis det omhandlet et vanskelig tema, og det dukket opp uventet informasjon på møtet.
Møtelederen har er viktig oppgave i styringen av et digitalt møte. Alle må komme til ordet. Ingen må være en “møteplager”. Alle må helst kunne se alle. Å sørge for en god stemning er også viktig.